Einen Eigenbeleg als Ersatzbeleg erstellen


Eigenbeleg

Benutzen Sie die Eigenbeleg Vorlage, um Ihren eigenen Rechnungsnachweis entwerfen zu können. Das Ersatzbeleg Muster steht als Microsoft Word-Formular bereit & kann nach dem Herunterladen direkt ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder an Ihrem Computer oder handschriftlich fertiggestellt werden.

Sie besitzen keinen Ausgabennachweis mehr oder haben keinerlei Quittung erhalten? Kein Grund zur Sorge! Realisieren Sie prompt, unkompliziert & kostenfrei einen eigenen Beleg für eine lückenlose Buchführung.

Los gehts.

Eigenbeleg Vorlage

Die Eigenbeleg Vorlage präzise ausstellen

In der Geschäftsbuchhaltung gilt die bewährte Regel „Keine Buchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg darf immer dann geschrieben werden, sobald eine Quittung nicht mehr existent oder aber untauglich ist. Die Sache sollte sich hierbei stets um eine Betriebsaufwendung handeln, damit ihre geschäftliche Aufwendung von den Finanzbehörden auch anerkannt wird.

Zentral bei dem selber ausgestellten Ersatzbeleg ist die Aufzeichnung aller relevanten Angaben über ihre Aufwendung, so wie selbige in der Regel auch auf dem Originalnachweis vorhanden wären. Der Eigenbeleg sollte infolgedessen nachzuvollziehen und von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg sind daher immer der Name & die Anschrift des Empfängers, die Art von Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der genaue Grund für das Ausstellen des Ersatzbelegs, das Datum und die Signatur des Zahlungsempfängers anzugeben.

Hierbei sollte Ihr Eigenbeleg immer der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche oder zu häufig erstellte Eigenbelege sind im Falle einer genauen Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.

Ein Ersatzbeleg für verlorene Rechnungen

Existiert für eine betriebliche Ausgabe kein Nachweis und ist eine nachträgliche Besorgung der Fremdbelege oder auch einer Abschrift der Quittung nicht realisierbar oder zu aufwändig, so darf der Firmeninhaber oder der Mitarbeiter einen Eigenbeleg ausstellen. Auf diesem platziert er die nötigsten Angaben zum Geschäftsvorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in der Fibu als Grundstein für die Verbuchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenfreie Muster & Vorlagen unterstützen das Erstellen Ihrer Eigenbelege. Die Aufwendungen müssen logischerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer darf ein Selbstständiger keinesfalls als Vorsteuer abziehen, wenn dieser den geschäftlichen Vorfall nur mittels Eigenbeleg nachweist. Dessen ungeachtet zählt demzufolge auch der komplette Gesamtbetrag als Geschäftsausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, wo der Eigenbeleg den Originalbeleg ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Anfertigung von Ersatzbelegen gar keine Alternative gibt, beispielsweise bei Privatentnahmen & -Einzahlungen von Geld oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster helfen beim Ausstellen von Eigenbelegen. Außerdem bieten wir ein Tool für genau diesen Zweck an, das ebenfalls kostenlos bereit steht.

Maximale Ausgabenhöhe bei Eigenbelegen berücksichtigen

Ersatzbelege für geringe Ausgaben bis zu einer Höhe von 150 Euroletten brutto sind im Prinzip unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Dies gelte besonders für Zahlungsvorgänge, welche über ein Bankkonto geführt wurden. Nämlich existiere dadurch ein Kontoauszug als Fremdbeleg. Komplizierter sind Barzahlungen. Ersatzbelege für Bargeldzahlungen sollte der Zahlende um zusätzliche Nachweise ergänzen, wenn dieser solche weiteren Belege hat.

Fehlt z. B. eine Versand-Quittung, kann eine Abschrift des Briefes ihre Ausgaben untermauern. Verschiedene Kleinausgaben lassen sich ohnehin lediglich via Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg.